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MEMBRES, PROCÉDURES & FICHE D’ADHÉSION


 

                                                                              I - LES MEMBRES

Il existe plusieurs types de membres du COPAQ : Affiliés - Sympathisants - Honneurs

 

Membres (organisations) affiliés

a) Le membre (organisation) affilié est une association nationale ou une personne morale évoluant auprès de la communauté africaine enregistrée au registre des entreprises du Québec, ou reconnue par l’Université Laval ou une autre institution d’enseignement dans le cas d’une association d’étudiants africains, depuis au moins 1 an.

b) Il doit souscrire à la mission et aux objets du COPAQ 

c) Il doit s’engager à respecter les Statuts et Règlements, les politiques du COPAQ et toute autre exigence déterminée, tels qu’ils pourront être en vigueur de temps à autres 

d) Il doit remplir la fiche d’affiliation et s’acquitter des frais d’affiliation annuelle de 50$  au COPAQ ainsi que des frais d’adhésion de moins 10 membres a raison de 5$ par membre.

 L'exigence pour un membre affilié ayant du membership de faire adhérer au moins 10 de ses membres constitue une preuve de l'engagement de ces derniers, car l'adhésion au COPAQ ne devrait pas viser uniquement les dirigeants du membre affiliée, mais aussi ses membres physiques 

e) La candidature du membre (organisation) affilié doit être approuvée par le Conseil d’administration. 

a) Le membre régulier est une personne physique membre d’une organisation affiliée ou non; 

b) Il doit souscrire aux objets du COPAQ

c) Il doit s’engager à respecter les Statuts et Règlements et les politiques du COPAQ, tel qu’ils pourront être en vigueur de temps à autre 
d) Il doit payer  sa cotisation annuelle de 5$ s’il est membre d’une association déjà affiliée au COPAQ, ou 20$ s’il n’est pas membre d’une association affiliée au COPAQ 
e) Sa candidature est acceptée par le Conseil d’administration

f) Il satisfait à toute autre exigence déterminée, de temps à autre, par les Règlements  du  COPAQ.


Membres sympathisants:

a) Le membre sympathisant est une personne physique ou morale intéressée par la mission du COPAQ et qui accepte de la promouvoir;

b) Il doit souscrire aux objets du COPAQ;

c) Il peut donner toute contribution volontaire au COPAQ; 

d) La candidature du membre sympathisant doit être approuvée par le Conseil d’administration;

e) Il doit s’engager à satisfaire à toute autre exigence déterminée, de temps à autres, par le COPAQ.


Membres d’honneur:

a)  Le Conseil d’administration accorde, par une majorité de 3/4, le titre de «membre d’honneur» à toute personne physique ou morale pour services rendus au COPAQ;

b) Le membre d’honneur n’a cependant pas droit de vote aux assemblées et n‘est pas éligible au Conseil d’administration;

c) Le «membre d’honneur» est déchargé de toute cotisation.

Pour adhérer, il suffit de remplir en ligne le formulaire électronique ci-dessous. Après vérification de la conformité et de l'exactitude des informations fournies sur la fiche, le conseil d'administration statue sur la demande d'adhésion. Toutes ces précisions figurent à la section 3 des Statuts et règlements, et dans le document de procédures d'adhésion que vous pouvez téléchargez ici.  Le paiement de votre frais d’adhésion peut se faire  par virement bancaire dans le compte Desjardins du COPAQ (caisse de la rue Saint-Jean) suivant: 

Numéro de caisse: 815
Numéro de transit : 20031
Numéro folio: 103141
Clé: 8
(soit 815-20031-103141-8)

         

              II- PROCÉDURES D’AFFILIATION, D’ADHÉSION ET DE DÉMISSION


1- OBJET

1.1 Les présentes procédures ont pour objet de régir l’affiliation, l’adhésion, et la démission des membres du COPAQ. Elles sont établies en application des articles 7, 8 et 9 des Statuts et règlements du COPAQ.


2- DÉFINITIONS

2.1 «Conseil d’administration», désigne l’organe dirigeant qui regroupe les représentants des associations nationales africaines, les autres organisations affiliées et le Bureau exécutif.

2.2 «Bureau exécutif», désigne l’organe exécutif du COPAQ.

2.3 Association nationale», désigne les associations étudiantes africaines, les associations des 
communautés africaines de la ville de Québec et toute autre institution acceptée comme telle par le conseil d’administration.

2.4 «membre», désigne toute personne détenant une carte de membre du COPAQ.

2.5 Le membre (organisation) affilié est une association nationale ou une personne morale évoluant auprès de la communauté africaine enregistrée au registre des entreprises du Québec, ou reconnue par l’Université Laval ou une autre institution d’enseignement dans le cas d’une association d’étudiants africains, depuis au moins 1 an. Elle souscrit aux objets du COPAQ et paie ses frais d’affiliation.

2.6 Le membre régulier est une personne physique membre d’une organisation affiliée ou non  qui souscrit aux objets du COPAQ et qui paie sa cotisation annuelle


2.7 Le membre sympathisant est une personne physique ou morale intéressée par la mission 
du COPAQ et qui accepte de la promouvoir sans obligation de payer les frais d’adhésion.


2.8 Le Conseil d’administration accorde, par une majorité de 3/4, le titre de «membre d’honneur» à toute personne physique ou morale pour services rendus au COPAQ. Il n’a cependant pas droit de vote aux assemblées et n‘est pas éligible au Conseil d’administration.

 

3- CHAMPS D’APPLICATION

3.1 Les présentes procédures s’appliquent à toute personne ou organisation membre ou désireuse de devenir membre du Conseil panafricain de Québec.

3.2 Le Vice-président en charge des Membres et des Affaires interne est chargé de son application. Il en rend compte au bureau exécutif du COPAQ.


4- DISPOSITIONS

          4.1 Membre affilié

4.1.1 Une organisation est réputée affiliée au COPAQ lorsqu’elle remplit les conditions suivantes :

a) Être enregistrée au registre des entreprises du Québec, ou reconnue par l’Université Laval ou une autre institution d’enseignement dans le cas d’une association d’étudiants africains, depuis au moins 1 an.

b) Souscrire à la mission et aux objets du COPAQ; 

c) S’engager à respecter les Statuts et Règlements, les politiques du COPAQ et toute autre exigence déterminée, tels qu’ils pourront être en vigueur de temps à autres; 

d) Remplir la fiche d’affiliation et s’acquitter des frais d’affiliation au COPAQ de 50$ ainsi 
que des frais d’adhésion d’au moins 10 membres, en début d’année.

4.1.2 Une organisation qui veut s’affilier au COPAQ doit remplir la fiche d’adhésion sur le site internet du COPAQ ou télécharger la fiche, la remplir et la remettre au Vice-président en charge des Membres et Affaires internes. Ensuite, le Vice-président aux Finances et trésorier la contactera afin d’encaisser les frais d’adhésion de 50$ en espèce, par chèque ou par virement bancaire. S’il a téléchargé et remplit la fiche en version papier, il doit la remettre ainsi que les 
frais d’affiliation de 50$ au Vice-président en charge des Membres et Affaires internes. Ce dernier remettra les frais d’affiliation de 50$ au Vice-président aux Finances et trésorier.

4.1.3 Le Vice-président en charge des Membres et Affaires internes examine la conformité de la candidature et en rend compte au bureau exécutif. Si la candidature est conforme aux exigences prescrites, le Secrétaire général inscrit le membre au registre des membres. 
L’inscription d’un membre au Registre est présumée TRENTE (30) jours après le dépôt de sa demande, à moins d’indication contraire du Conseil d’administration.

4.1.4 Le bureau exécutif rend compte de l’examen de conformité au conseil d’administration 
qui peut approuver ou désapprouver la candidature par une résolution formelle.

4.1.5 En cas de désapprobation, le conseil d’administration doit notifier au candidat les raisons pour lesquelles sa candidature est refusée. A sa discrétion, le conseil d’administration peut entendre le candidat en séance ordinaire ou extraordinaire avant de lui notifier sa décision finale.

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4.1.6 En cas d’approbation, l’inscription au registre des membres est maintenue. Le membre affilié doit fournir alors les fiches et frais d’adhésion d’au moins 10 de ses membres dans les 30 jours suivants son acceptation.

4.1.7 En cas de désapprobation, l’inscription au registre des membres est annulée et les frais d’affiliation de 50$ lui sont remboursés dans les 30 jours suivants le refus.

4.1.8 Une organisation dont la candidature est refusée peut la soumettre à nouveau à condition de satisfaire aux conditions ayant justifié son refus.

4.1.9 Un membre affilié peut se retirer du COPAQ, en donnant, par écrit, au bureau exécutif, 
un avis à cet effet. Il s’ensuit les étapes suivantes : 
a) Le bureau exécutif notifie, QUINZE (15) jours, après la réception de l’avis de retrait, au Conseil d’administration, qui tient une réunion extraordinaire pour entendre les motifs de l’association requérante; 

b) Le conseil d’administration conduit une médiation et adopte, TRENTE (30) jours, après la 
notification de l’avis de retrait, une résolution de médiation;
c) Le retrait est effectif après le refus catégorique de la médiation par le représentant de l’association nationale requérante ou après l’échec constaté de la médiation;

d) Le retrait ne libère pas l’association nationale du paiement de toutes les sommes dues au COPAQ au moment de son retrait; et 

e) L’annonce officielle du retrait ne peut être faite que TRENTE (30) jours après le refus ou 
l’échec de la médiation.
4.1.10 Le conseil d’administration peut, sur proposition du bureau exécutif ou de son propre chef, démissionner, exclure ou suspendre un membre affilié s’il estime que la conduite ou les activités de ce membre sont préjudiciables au COPAQ. Une telle décision requiert une majorité de 3/4 des membres du Conseil d’administration selon la procédure suivante :

a) Le membre affilié qui fait l’objet d’une procédure de non-renouvellement de son 
adhésion, d’une suspension ou d’une exclusion, a le droit d’être informé des motifs de la décision envisagée à son égard, ainsi que du lieu, de la date et de l’heure de la réunion du conseil d’administration où son cas sera discuté; et ce dans le même délai que celui prévu pour la convocation de la réunion; 

b) Le membre affilié en cause peut y assister et y prendre la parole ou, dans une 
déclaration écrite que le Président lit lors de ladite réunion, exposer les motifs pour lesquels il s’oppose à la résolution proposant son non-renouvellement, sa suspension ou son exclusion; 

c) Un vote majoritaire des 3/4 des membres du conseil d’administration présents est nécessaire pour le non-renouvellement, la suspension, pour la période qu’il détermine, ou l’exclusion définitive du membre en cause; 

d) Toute la procédure doit assurer la confidentialité des débats, préserver la réputation du membre affilié en cause, et être équitable; 

e) La décision du conseil d’administration est finale et sans appel. 

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           4.2 Membre régulier appartenant à une organisation affiliée

4.2.1 Une personne membre d’une organisation affiliée qui veut adhérer au COPAQ doit remplir les conditions suivantes :

a) Souscrire aux objets du COPAQ; 
b) S’engager à respecter les Statuts et Règlements et les politiques du COPAQ, tel qu’ils pourront être en vigueur de temps à autre; 

c) Payer la cotisation annuelle de 5$.

4.2.2 La personne physique membre d’une organisation affiliée qui veut adhérer au COPAQ doit remplir la fiche d’adhésion sur le site internet du COPAQ, et remettre les frais d’adhésion de 5$ au représentant de son organisation auprès du conseil d’administration du COPAQ. S’il a téléchargé et remplit la fiche en version papier, il doit la remettre ainsi que les frais d’adhésion de 5$ au représentant de son organisation au conseil d’administration du COPAQ. Son  représentant dépose la fiche et les frais d’adhésion auprès du Vice-président en charge des Membres et Affaires internes. Ce dernier remet les frais d’adhésion de 5$ à la Vice-présidente en charge des Finances et trésorière. 

4.2.3 Le Vice-président en charge des Membres et Affaires internes examine la conformité de la candidature et en rend compte au bureau exécutif. Si la candidature est conforme aux exigences prescrites, le Secrétaire général membre inscrit le candidat au registre des membres. 
L’inscription d’un membre au Registre est présumée TRENTE (30) jours après le dépôt de sa demande, à moins d’indication contraire du Conseil d’administration.

4.2.4 Le bureau exécutif rend compte de son examen de conformité au conseil d’administration qui peut approuver ou désapprouver la candidature par une résolution formelle.

4.2.5 En cas de désapprobation, le conseil d’administration doit notifier au candidat les raisons pour lesquelles sa candidature est refusée. A sa discrétion, le conseil d’administration peut entendre le candidat en séance ordinaire ou extraordinaire avant de lui notifier sa décision finale.

4.2.6 En cas de désapprobation, l’inscription au registre des membres est annulée et les frais d’affiliation de 5$ lui sont remboursés dans les 30 jours suivants le refus.

4.2.7 Une personne dont la candidature est refusée peut la soumettre à nouveau à condition de satisfaire aux conditions ayant justifié son refus.

4.2.8 Un membre régulier peut démissionner du COPAQ en donnant, par écrit, au Bureau exécutif, un avis à cet effet:                                                                                     
a) La démission est effective, à moins de contre-indications claires à cet effet, DIX (10) jours après la réception de l’avis par le bureau exécutif;
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b) La démission d’un membre ne le libère pas du paiement de toutes les sommes dues au COPAQ et; 

c) Le bureau exécutif informe le Conseil d’administration de toute démission. 

4.2.9 Le conseil d’administration peut, sur proposition du bureau exécutif ou de son propre chef, démissionner, exclure ou suspendre un membre régulier appartenant à une organisation affiliée s’il estime que la conduite ou les activités de ce membre sont préjudiciables au COPAQ. 
Une telle décision requiert une majorité de 3/4 des membres du Conseil d’administration selon la procédure suivante :

a) Le membre régulier qui fait l’objet d’une procédure de non-renouvellement de son 
adhésion, d’une suspension ou d’une exclusion, a le droit d’être informé des motifs de la décision envisagée à son égard, ainsi que du lieu, de la date et de l’heure de la réunion du Conseil d’administration où son cas sera discuté; et ce dans le même délai que celui prévu pour la convocation de la réunion; 

b) Le membre régulier en cause peut y assister et y prendre la parole ou, dans une 
déclaration écrite que le Président lit lors de ladite réunion, exposer les motifs pour lesquels il s’oppose à la résolution proposant son non-renouvellement, sa suspension ou son exclusion; 

c) Un vote majoritaire des 3/4 des membres du conseil d’administration présents est 
nécessaire pour le non-renouvellement, la suspension, pour la période qu’il détermine, ou l’exclusion définitive du membre en cause; 

d) Toute la procédure doit assurer la confidentialité des débats, préserver la réputation de la personne en cause, et être équitable; 

e) La décision du conseil d’administration est finale et sans appel. 

          4.3 Membre régulier n’appartenant pas à une organisation affiliée

4.3.1 Une personne physique qui n’appartient pas à une organisation affiliée qui veut adhérer au COPAQ doit remplir les conditions suivantes :

a) souscrire aux objets du COPAQ; 
b) s’engager à respecter les Statuts et Règlements et les politiques du COPAQ, tel qu’ils pourront être en vigueur de temps à autre; 
c) payer la cotisation annuelle de 20$. 

4.3.2 La personne physique non membre d’une organisation affiliée qui veut adhérer au COPAQ doit remplir la fiche d’adhésion sur le site internet du COPAQ. Ensuite, la Vice-présidente aux Finances et trésorière la contactera afin d’encaisser les frais d’adhésion de 20$ en espèce, par chèque ou par virement bancaire. S’il a téléchargé et remplit la fiche en version papier, il doit la remettre ainsi que les frais d’adhésion de 20$ au Vice-président en charge des Membres et Affaires internes. Ce dernier déposera les frais d’adhésion auprès de la Vice-présidente en charge des Finances et Affaires internes. 
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4.3.3 Le Vice-président en charge des Membres et Affaires internes examine la conformité de la candidature et en rend compte au bureau exécutif. Si la candidature est conforme aux exigences prescrites, le Secrétaire général inscrit le membre régulier au registre des membres. L’inscription d’un membre au Registre est présumée TRENTE (30) jours après le dépôt de sa demande, à moins d’indication contraire du conseil d’administration.

4.3.4 Le bureau exécutif rend compte de son examen de conformité au conseil d’administration 
qui peut approuver ou désapprouver la candidature par une résolution formelle.

4.3.5 En cas de désapprobation, le conseil d’administration doit notifier au candidat les raisons pour lesquelles sa candidature est refusée dans les 15 jours suivants la prise de la décision. A sa discrétion, le conseil d’administration peut entendre le candidat en séance ordinaire ou extraordinaire avant de lui notifier sa décision finale.4.3.6 En cas de désapprobation, l’inscription au Registre des membres est annulée et les frais d’affiliation de 20$ lui sont remboursés dans les 30 jours suivants le refus.

4.3.7 Une personne dont la candidature est refusée peut la soumettre à nouveau à condition de satisfaire aux conditions ayant justifié son refus.

4.3.8 Un membre régulier qui ne n’appartient pas une organisation affiliée peut démissionner du COPAQ en donnant, par écrit, au Bureau exécutif, un avis à cet effet: 
a) la démission est effective, à moins de contre-indications claires à cet effet, DIX (10) jours 
après la réception de l’avis par le Bureau exécutif; 
b) la démission d’un membre ne le libère pas du paiement de toutes les sommes dues au
COPAQ et; 
c) le Bureau exécutif informe le Conseil d’administration de toute démission. 

4.3.9 Le conseil d’administration peut, sur proposition du bureau exécutif ou de son propre chef, démissionner, exclure ou suspendre un membre régulier qui n’appartient pas à une organisation affiliée s’il estime que la conduite ou les activités de ce membre sont préjudiciables au COPAQ. Une telle décision requiert une majorité de 3/4 des membres du Conseil d’administration selon la procédure suivante :
a) Le membre régulier qui fait l’objet d’une procédure de non-renouvellement de son adhésion, d’une suspension ou d’une exclusion, a le droit d’être informé des motifs de la décision envisagée à son égard, ainsi que du lieu, de la date et de l’heure de la réunion du Conseil d’administration où son cas sera discuté; et ce dans le même délai que celui prévu pour la convocation de la réunion; 

b) Le membre régulier en cause peut y assister et y prendre la parole ou, dans une 
déclaration écrite que le Président lit lors de ladite réunion, exposer les motifs pour lesquels il s’oppose à la résolution proposant son non-renouvellement, sa suspension ou son exclusion; 
c) Un vote majoritaire des 3/4 des membres du Conseil d’administration présents est nécessaire pour le non-renouvellement, la suspension, pour la période qu’il détermine, ou l’exclusion définitive du membre en cause; 
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d) Toute la procédure doit assurer la confidentialité des débats, préserver la réputation de la personne en cause, et être équitable; 
e) La décision du conseil d’administration est finale et sans appel.     

               4.4 Membre sympathisant
4.4.1 Une personne physique ou morale intéressée par la mission du COPAQ peut obtenir le titre de membre sympathisant à condition de souscrire aux objets du COPAQ.

4.4.2 Un membre sympathisant n’est pas tenu de payer un frais d’adhésion. Toutefois, il peut 
donner toute contribution volontaire au COPAQ.

4.4.3 La personne physique ou morale affiliée qui veut adhérer au COPAQ comme sympathisant doit remplir la fiche d’adhésion sur le site internet du COPAQ, ou la télécharger, la remplir et la remettre au Vice-président en charge des Membres et Affaires internes. 

4.4.4 Le Vice-président en charge des Membres et Affaires internes examine la conformité de 
la candidature et en rend compte au bureau exécutif. Si la candidature est conforme aux exigences prescrites, le secrétaire général l’inscrit au registre des membres. L’inscription d’un 
membre au Registre est présumée TRENTE (30) jours après le dépôt de sa demande, à moins d’indication contraire du conseil d’administration.
4.4.5 Le bureau exécutif rend compte de l’examen de conformité au conseil d’administration 
qui peut approuver ou désapprouver la candidature par une résolution formelle.

4.4.6 En cas de désapprobation, le conseil d’administration doit notifier au candidat les raisons 
pour lesquelles sa candidature est refusée dans les 15 jours suivants la prise de la décision. 

4.4.7 En cas de désapprobation, l’inscription au registre des membres est annulée.
4.4.8 Une personne dont la candidature est refusée peut la soumettre à nouveau à condition de satisfaire aux conditions ayant justifié son refus.

4.4.9 Un membre sympathisant peut démissionner du COPAQ en donnant, par écrit, au 
Bureau exécutif, un avis à cet effet: 
a) la démission est effective, à moins de contre-indications claires à cet effet, DIX (10) jours 
après la réception de l’avis par le Bureau exécutif; 
b) la démission d’un membre ne le libère pas du paiement de toutes les sommes dues au COPAQ et; 
c) le Bureau exécutif informe le Conseil d’administration de toute démission. 
4.4.10 Le conseil d’administration peut, sur proposition du bureau exécutif ou de son propre chef, démissionner, exclure ou suspendre un membre sympathisant s’il estime que la conduite 
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ou les activités de ce membre sont préjudiciables au COPAQ. Une telle décision requiert une majorité de 3/4 des membres du Conseil d’administration selon la procédure suivante :
a) Le membre sympathisant qui fait l’objet d’une procédure de non-renouvellement de son adhésion, d’une suspension ou d’une exclusion, a le droit d’être informé des motifs de la décision envisagée à son égard, ainsi que du lieu, de la date et de l’heure de la réunion 

b) du conseil d’administration où son cas sera discuté; et ce dans le même délai que celui prévu pour la convocation de la réunion; 

c) Le membre sympathisant en cause peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite que le Président lit lors de ladite réunion, exposer les motifs pour lesquels il s’oppose à la résolution proposant son non-renouvellement, sa suspension ou son exclusion; 

d) Un vote majoritaire des 3/4 des membres du Conseil d’administration présents est nécessaire pour le non-renouvellement, la suspension, pour la période qu’il détermine, ou l’exclusion définitive du membre en cause; 

e) Toute la procédure doit assurer la confidentialité des débats, préserver la réputation de la personne en cause, et être équitable; 

f) La décision du Conseil d’administration est finale et sans appel. 

           4.5 Membre d’honneur

4.5.1 Sur proposition du bureau exécutif ou de son propre chef, le conseil d’administration peut accorder, par une majorité de 3/4, le titre de «membre d’honneur» à toute personne physique ou morale pour services rendus au COPAQ.

4.5.2 La décision du conseil d’administration doit être précédée au préalable par la consultation de la personne morale ou physique.

4.5.3 Le membre d’honneur n’a cependant pas droit de vote aux assemblées et n‘est pas éligible au Conseil d’administration.

4.5.4 Le «membre d’honneur» est déchargé de toute cotisation.
4.5.5 Le membre d’honneur peut en tout temps renoncer librement à ce statut.
4.5.6 Le conseil d’administration peut retirer le statut membre d’honneur à tout bénéficiaire par une décision formelle motivée a une majorité de 3/4. Cette décision doit être notifiée au membre d’honneur visé dans les 15 jours suivants la décision.
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             5. Changement à la procédure et modification des frais d’affiliation et d’adhésion

5.1 Le conseil d’administration est responsable d’adopter tout changement à la présente politique.

5.2 Les frais d’affiliation et d’adhésion peuvent changer sur décision de l’assemblée générale. Le cas échéant, le conseil d’administration modifiera cette procédure d’adhésion en conséquence.

5.3 Des frais de 50$ seront exigés pour le remplacement de chèques sans provision ou retournés par l'institution financière.
La présente procédure entre en vigueur le 17 octobre 2015. Adoptés par le conseil d’administration

(Pour une organisation, nom et prénom du répondant)

Je demande d’adhérer au COPAQ comme :
Je consens à recevoir les communications et l’infolettre du COPAQ, et je m’engage à m’acquitter des frais de cotisation/affiliation annuelle (sauf pour les sympathisants), et à respecter les Statuts et règlements ainsi que les politiques du COPAQ.
 
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